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【優(yōu)制精益咨詢好文】如何更有效地工作

2022-08-23      
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      在工作中,人們都在追求高效率的工作,并且期望自己能取得很好的成績(jī);但很多人開始時(shí)信心滿滿,結(jié)果卻因各種原因?qū)е禄㈩^蛇尾。是什么原因?qū)е碌哪兀侩y道他們不夠努力、不夠刻苦?還是他們沒有堅(jiān)持不懈的精神?抑或是能力不足?并不一定。


【優(yōu)制精益咨詢好文】如何更高效地工作


      很多人在初始時(shí)都是滿懷信心的,處于最優(yōu)的狀態(tài),愿意盡最大的努力去做事。但結(jié)果為何總是差強(qiáng)人意?最為重要的是原因:沒有掌握有效工作的方法和技巧。

      那么,有效工作方法和技巧有哪些呢?


1、工作規(guī)劃

      每一項(xiàng)工作都是有明確的目標(biāo)(或指標(biāo))的,是否有效的完成工作目標(biāo)就像兩點(diǎn)之間是否劃的是直線,有沒有無(wú)效或是多余的工作內(nèi)容。如此看來(lái),在工作初期的規(guī)劃就相當(dāng)重要了。

      那工作應(yīng)該如何規(guī)劃呢?

  • 明確目標(biāo),并將它寫下來(lái);
  • 為目標(biāo)設(shè)定完成日期;
  • 為了完成目標(biāo),將需要完成的項(xiàng)目、所想到的內(nèi)容、各內(nèi)容的責(zé)任人、具體的操作步驟以及每項(xiàng)工作的具體完成日期羅列在一份清單上;
  • 進(jìn)一步梳理清單,按照項(xiàng)目的預(yù)計(jì)進(jìn)程和重要程度排列優(yōu)先級(jí),使之成為一份完整的計(jì)劃;
  • 根據(jù)計(jì)劃立即開始執(zhí)行,并要求發(fā)現(xiàn)異常立即進(jìn)行反饋與處理;
  • 制訂每日必須解決一部分問(wèn)題的原則,推動(dòng)目標(biāo)達(dá)成的進(jìn)程。


2、對(duì)所有工作事項(xiàng)設(shè)置優(yōu)先級(jí)

      工作事項(xiàng)有很多,但凡事都分清楚“輕重緩急”:


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3、工作項(xiàng)目固化

      梳理工作內(nèi)容并分類:固定業(yè)務(wù)工作、非固定業(yè)務(wù)工作。


      將固定業(yè)務(wù)工作制訂工作時(shí)鐘,時(shí)間選擇處理時(shí)頻率最高的時(shí)間段;將分配后剩余的時(shí)間段安排處理非固定業(yè)務(wù)工作;讓工作具有規(guī)律和節(jié)奏。例如:會(huì)議的時(shí)間、巡檢的時(shí)間、總結(jié)/匯報(bào)的時(shí)間、確認(rèn)工作進(jìn)度及制訂解決方案的時(shí)間……這些固定的業(yè)務(wù)工作都可以放入每日的工作時(shí)鐘內(nèi)容中。


4、工作內(nèi)容流程化

      日常工作中很多的工作內(nèi)容都是重復(fù)或部分重復(fù)的工作,如果把這些工作內(nèi)容都梳理、整合、優(yōu)化后就能得到現(xiàn)階段的優(yōu)秀實(shí)施方案,將這套方案流程化并附上定期優(yōu)化更新的屬性,將減少很多不必要的工作。


      例如:會(huì)議流程、巡檢工作的流程、項(xiàng)目工作的開展步驟流程、工作改善的流程、團(tuán)隊(duì)組織活動(dòng)的流程……這些都可以制訂成相應(yīng)的內(nèi)部工作流程,并匯總成一份部門內(nèi)部文件總冊(cè)。


5、培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣

      在繁忙且復(fù)雜的工作環(huán)境中,再?gòu)?qiáng)的大腦都會(huì)有懈怠的情況發(fā)生:無(wú)論是既定的會(huì)議、還是臨時(shí)安排的工作、抑或是突發(fā)的靈感,都會(huì)在其他事情來(lái)到之后,將其擠出自己的臨時(shí)記憶。所以常言道:好記性不如爛筆頭,良好的記錄習(xí)慣是保證工作有效進(jìn)行的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。


      工作中雖然有很多的干擾,但專注于將一件工作完成,全身心地投入其中,則是保證有效工作的基礎(chǔ)。


6、做自己該做的事情

      很多人在工作中都會(huì)做一些向下兼容的工作,且下意識(shí)地覺得這是非常正常的事情。


      如下屬?zèng)]有完成指定的工作,自己就幫他完成了。雖然事后大多數(shù)都會(huì)對(duì)下屬進(jìn)行提點(diǎn)、教育,甚至指責(zé)、謾罵;但是這樣做的結(jié)果大多數(shù)有兩種:

  • 對(duì)下屬進(jìn)行提點(diǎn)、教育的是助長(zhǎng)下屬的懈怠心理——稍微有點(diǎn)問(wèn)題沒關(guān)系,反正有人會(huì)幫我完成;
  • 對(duì)下屬進(jìn)行指責(zé)、謾罵的會(huì)得到下屬的厭惡與怨恨——沒做好就沒做好,憑什么說(shuō)我?你自己不是能干好?那下次能干好也不干,就讓你去善后,看你還說(shuō)不說(shuō)我。

      當(dāng)向下兼容工作的情況頻繁發(fā)生之后,還會(huì)嚴(yán)重影響到團(tuán)隊(duì)管理,屆時(shí)很多事情將責(zé)任不清,問(wèn)題不明。


      那為什么很少有人覺得:這次領(lǐng)導(dǎo)幫我把沒干好的活干了,是我自己沒干好,拖累他了。因?yàn)?,?dāng)你在干預(yù)下屬工作的時(shí)候,他就已經(jīng)覺得這件事情的責(zé)任不單純屬于他自己了。你需要的是指出問(wèn)題,要求整改,并不是插手工作,幫其完成。


      雖然,每個(gè)人都有自己的工作方法,但我們成長(zhǎng)與進(jìn)步的方法就是多吸收他人好的經(jīng)驗(yàn)來(lái)彌補(bǔ)自己的不足,希望大家以后都能夠有效的工作。


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