當(dāng)我們接受到上司的一個(gè)指派任務(wù)后,就會(huì)涉及到報(bào)聯(lián)商的活動(dòng),尤其是報(bào)告的活動(dòng)。報(bào)聯(lián)商是源自日企的一個(gè)重要的管理要求,是報(bào)告、聯(lián)絡(luò)、商談的簡(jiǎn)稱。因?yàn)槠涫鬃诌B起來和日語(yǔ)“菠菜”(ほうれんそう)的發(fā)音相同,所以也俗稱“菠菜主義”。在使用報(bào)聯(lián)商的時(shí)候有以下要點(diǎn):
一、接受任務(wù)的要點(diǎn)
報(bào)聯(lián)商是使用于工作任務(wù)過程,使其過程受控、牢牢把握在掌控之中的方法,因此首先要保證任務(wù)的準(zhǔn)確接受和理解,才能談起如何使用報(bào)聯(lián)商的問題。在接受任務(wù)時(shí),必須明確委托方指令,同時(shí)理解委托方意圖。這就需要做到以下幾點(diǎn):
1、帶上記錄本。在接受任務(wù)時(shí)隨手記錄要點(diǎn),一是用于接下來的復(fù)述,二是留下證據(jù),避免因?yàn)殡p方的日后遺忘而導(dǎo)致的一些不必要麻煩。
2、接受任務(wù)的6W3H原則。要仔細(xì)確認(rèn)what做什么、when什么時(shí)候、where場(chǎng)所、who都有誰、which什么途徑方式、how to怎么做、how many多少程度、how much預(yù)算費(fèi)用,如果對(duì)方有些項(xiàng)目沒有提及,那么要主動(dòng)確認(rèn)。
3、有疑問要當(dāng)場(chǎng)詢問,但是不要打斷對(duì)方說話。當(dāng)有疑問時(shí),要在當(dāng)場(chǎng)確認(rèn),但是要先讓對(duì)方把話說完,不要隨意打斷對(duì)方,否則一可能打斷對(duì)方思路,二有可能對(duì)方等下就會(huì)講到。
4、復(fù)述指令。待對(duì)方布置完任務(wù)后,要簡(jiǎn)要重復(fù)一下任務(wù)要點(diǎn)以確認(rèn)自己的理解是否正確。
二、報(bào)告的要點(diǎn)
當(dāng)任務(wù)開始執(zhí)行后,在執(zhí)行過程中就必然地涉及到報(bào)告活動(dòng),報(bào)告活動(dòng)也是在接受任務(wù)后最常用的一個(gè)工具,需要報(bào)告的時(shí)機(jī)一般有以下六個(gè):
- 開始報(bào)計(jì)劃,讓上級(jí)知情
- 進(jìn)展中報(bào)狀態(tài),讓上級(jí)放心
- 得到信息報(bào)需求,找上級(jí)求助
- 出了問題報(bào)情況,讓上級(jí)有準(zhǔn)備
- 需變更時(shí)報(bào)應(yīng)對(duì),獲得上級(jí)認(rèn)可
- 結(jié)束任務(wù)報(bào)結(jié)果,完成上級(jí)交代的任務(wù)
由此可見,報(bào)告的活動(dòng)在整個(gè)任務(wù)中貫穿始終,從開始前的策劃到結(jié)束后的收尾,都涉及到報(bào)告的活動(dòng)參與。在報(bào)告的時(shí)候,需要注意并不是魯莽的跑過去直接開始報(bào)告,而是需要進(jìn)行一系列的準(zhǔn)備工作,才能保證報(bào)告的準(zhǔn)確。主要有以下要點(diǎn):
1、報(bào)告前的準(zhǔn)備。要明確此次報(bào)告的目的、報(bào)告的對(duì)象、該報(bào)告哪些內(nèi)容、預(yù)計(jì)需要多長(zhǎng)時(shí)間、在哪里報(bào)告最合適、需要帶上哪些可能用到的資料等。
2、技巧性討要時(shí)間——TPO原則。報(bào)告前要先與匯報(bào)對(duì)象確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、時(shí)機(jī)是否得當(dāng)。比如時(shí)機(jī),要避免對(duì)方手上正有其他事務(wù)繼續(xù)處理的時(shí)候進(jìn)行匯報(bào),這樣效果會(huì)大打折扣。
3、匯報(bào)開始,要先確認(rèn)對(duì)方可供自己匯報(bào)的時(shí)間,然后調(diào)整匯報(bào)的方案。
4、按point、reason、example、point順序的PREP原則。報(bào)告時(shí)要先說結(jié)論,然后講述原因,再舉例詳述,最后復(fù)述一下結(jié)論。如果對(duì)方的時(shí)間緊迫,那么只說結(jié)論和原因、甚至只說結(jié)論也可以。報(bào)告不是講故事,不需要留懸念,務(wù)必確保對(duì)方接收到最關(guān)鍵信息。
5、最好的方式是面談,在面談中關(guān)注對(duì)方的反應(yīng),然后進(jìn)行報(bào)告的及時(shí)調(diào)整。切忌一個(gè)人口若懸河的講個(gè)不停,對(duì)方的表情、動(dòng)作、反映變化是自己報(bào)告效果最直接的反應(yīng),要多加觀察。
6、記錄上司的反饋和意見。然后根據(jù)上司的反饋,及時(shí)調(diào)整任務(wù)的方向和進(jìn)展,然后再進(jìn)行反饋性的報(bào)告。
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