無論是項目型管理工作還是其他日常管理工作，管理人員要做的很大一部分工作內(nèi)容是將公司或上級安排的目標(biāo)落地執(zhí)行和實施。所以任務(wù)分解是管理者核心的技能之一。要達(dá)成這樣的目標(biāo)，在工作中需要應(yīng)用的很重要的一項技能就是目標(biāo)分解。目標(biāo)分解就是把公司要求的目標(biāo)變成員工可執(zhí)行的任務(wù)，也就是把結(jié)果翻譯成實現(xiàn)結(jié)果的過程。通俗點講任務(wù)分解就是把“目標(biāo)”轉(zhuǎn)化成“任務(wù)”。而這項能力是管理者必備的基本能力要求之一。
目標(biāo)分解的五個步驟
1、范圍確定
思考我們核心任務(wù)的時候，先想我們面臨的主要矛盾是什么？我們較長期的目標(biāo)中間缺失的是什么？然后通過外延和內(nèi)插來確定工作范圍。內(nèi)插方法，是從更長期目標(biāo)來倒推現(xiàn)在什么是重要的。外延方法，就是從過去已經(jīng)發(fā)生的事情出發(fā)，來擴(kuò)展現(xiàn)有的工作。
2、目標(biāo)分解
一個大目標(biāo)可以大約分為3個小目標(biāo)，每個小目標(biāo)再可以再細(xì)分為大約3個子目標(biāo)。如果發(fā)現(xiàn)事情搞不清楚，不妨先畫個思維導(dǎo)圖出來，然后把小的聚類，大的分解，總是可以總結(jié)出來一個合理的分拆的。
3、優(yōu)先級確認(rèn)
無論是項目還是作為部門負(fù)責(zé)人，必須有意識地推進(jìn)一些重要而不緊急的事情。部門負(fù)責(zé)人必須有全局的視角，在更長期的執(zhí)行尺度上來理解事情的優(yōu)先級。對于公司的長期發(fā)展，最核心的事情反而是重要而不緊急的事情。一些事，看起來不急，但是卻是保障公司執(zhí)行力的關(guān)鍵一環(huán)。部門負(fù)責(zé)人，要有意識地做一些有提前量的事情，而不是每個月忙著救火。時間管理的核心是時間四象限，明確優(yōu)先級。
4、任務(wù)分解
任務(wù)分解可以使用的工具可以是WBS（即結(jié)構(gòu)任務(wù)指標(biāo)分解法，其原理是從不同維度進(jìn)行層層深入分解。）或看板法（將任務(wù)目標(biāo)及達(dá)成措施通過看板展示出來，讓目標(biāo)任務(wù)可視化。）亦或是5W2H分析法。
以WBS為例，從空間維度分解是就是將接收到的目標(biāo)分解成任務(wù)，任務(wù)分解成工作，工作在分配到每個人的日常活動中。從時間維度分解上把目標(biāo)翻譯成任務(wù)之前，先把大目標(biāo)根據(jù)時間軸分解為階段性目標(biāo)。工作中先全力以赴完成第一個目標(biāo)。第一個目標(biāo)實現(xiàn)后再去實現(xiàn)第二個。整個工作被分解成若干個小目標(biāo)，實現(xiàn)起來就會輕松很多。
任務(wù)分解的幾個核心原則：
- 分解的粒度：可以分配，可以交付，即最底層的任務(wù)活動可直接分派到個人去完成；每個任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。
- MECE原則（不重復(fù)、不遺漏）
- 任務(wù)目標(biāo)分解后，達(dá)成措施要一并分解，即將任務(wù)分解成工作，工作分解成具體活動。要將規(guī)劃、計劃、預(yù)算、執(zhí)行、績效和獎懲進(jìn)行系統(tǒng)性制定，形成閉環(huán)。
- 至上而下與至下而上的充分溝通：一對一個別交流，小組討論。
5、進(jìn)入跟蹤系統(tǒng)
即使有了好的任務(wù)分解，如果不能有效跟蹤，也無法有效率地執(zhí)行。負(fù)責(zé)人應(yīng)該帶著自己的人每天過一下項目進(jìn)度情況，不需要拘泥于開會的形式。每周對著進(jìn)度表，檢查任務(wù)的執(zhí)行情況，回顧發(fā)現(xiàn)的問題。
值得注意的是，管理者在做任務(wù)分解時，阻礙他們的最大問題并不是業(yè)務(wù)能力，而是對繁瑣的耐受性。管理者，常常下意識地會以自己為「接受者」來分解任務(wù)，不習(xí)慣也不耐煩對任務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行說明與填充，他們總希望，自己說個差不多，對方就能心領(lǐng)神會。但實際上，領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間存在非常多的信息差需要被拉平，下屬通常也很難站在更高的角度去看待問題整體，所以管理者一定要多耐心，多思考細(xì)節(jié)，多與成員溝通才能真正做好任務(wù)分解。
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